Síntese da Reunião da Diretoria da ALB – 04 de Maio de 2009
Estiveram presentes na reunião de 04 de maio de 2009, na sede da ALB, Anexo II, FE/Unicamp, os seguintes membros da Diretoria da ALB:
Norma Sandra de Almeida Ferreira, Maria Rosa Rodrigues Martins de Camargo, Lílian Lopes Martin da Silva, Raquel Salek Fiad; Gabriela Rigotti justificou sua ausência.
Essa Reunião também de destinava a discutir os preparativos ao 17.° COLE: Presentes: Íris Filomena Mendes de Oliveira, secretária geral do 17º COLE. Também estiveram presentes, no início da reunião, como convidadas, a Senhora Geny, da Agência Bonsenso e Érika Marinho, assessora de comunicação contratada no mês de abril.
Ausentes: Representantes da FE e da Prefeitura de Campinas
Foram apresentados e discutidos os seguintes assuntos:
1. Rodada de Informes:
1.1. Norma relatou que, juntamente com Íris, esteve em reunião com Sonia, responsável pelo uso do Centro de Convenções da Unicamp. Informou sobre a possiblidade do uso da internet e telefone sem fio durante o COLE; solicitou o espaço no Ginásio para a sala dos convidados, sala de apoio, sala dos monitores, sala-secretaria do evento; fez reserva do horário no período de 14 a 17 de julho, das 8h30 às 17h30 para montagem das atividades relativas ao congresso: de 20 a 24 de julho, das 7h30 às 20 horas para realização do congresso; depois das 14 horas do dia 24 de julho para desmontagem. Sonia ficou de enviar para a secretaria da ALB, uma planilha dos custos que o 17º COLE terá com o Centro de Convenções e Ginásio.
1.2. Norma consultou a Comissão sobre a possibilidade dos monitores organizarem as pastas dos congressistas na semana de 14 a 17 de julho e também se as inscrições seriam apenas para alunos universitários, se só da Unicamp ou não. Os presentes aprovaram a idéia de montagem das pastas no período sugerido e abertura de inscrições a universitários.
2 . COLE
2.1.Agência Bonsenso:
Sobre as sacolas ecológicas ou recicláveis a serem distribuídas aos congressistas, foram solicitados outros orçamentos.
Sobre o buffet para a sala dos convidados ficou decidido pelo Tulippas, que apresentou bom preço e qualidade de serviços.
Decidiu-se pelo mimo que será entregue a cada convidado e se pediu que Geny buscasse outras alternativas de embalagem e acabamento.
Sobre passagens dos convidados do evento, Geny disse que estava tendo problemas de comunicação com quatro palestrantes. A Diretoria assumiu verificar se os endereços estavam corretos e fazer um contato. Geny ficou de enviar um relatório com todas as passagens pagas e as que ainda aguardam definição dos convidados.
Foram solicitados mais duas passagens e hospedagem de dois dias, para convidados nacionais que foram incluídos na programação geral, nesta semana.
A Diretoria aprovou os nomes sugeridos como moderadores para fazer parte das mesas de conferencias nacionais e internacionais.
2.2 Programação Cultural
A programação cultural será apresentada e discutida na reunião prevista para a segunda semana deste mês, quando estarão presentes os membros da Diretoria e os do Conselho Editorial da revista Leitura: Teoria& Prática.
2.3. Inscrições
Foram discutidas as 317 inscrições com trabalho que não foram finalizadas, ou por falta de pagamento ou por falta de envio de resumo, na data limite de 30 de abril. Decidiu-se que seria enviada uma mensagem para os inscritos, dando um prazo de XXXXXX para que eles regularizem sua inscrição. Caso os congressistas não atendessem ao pedido, sua inscrição “com comunicação” seria automaticamente transformada em “ouvinte”.
Foi apresentada uma lista com nomes de ‘ pareceristas ad-hoc’ para ampliar o quadro de avaliadores de resumos, considerando que as inscrições com trabalho são em grade número. Foi aprovada a lista e os membros da Diretoria ficaram de sugerir outros nomes. A proposta é que cada parecerista receba em torno de 20 resumos para avaliar, evitando sobrecarregar os colegas e prejudicar o cronograma.
24. Orçamentos
Norma apresentou o orçamento da Focus para a contratação dos serviços com a iluminação e som no Ginásio e a Diretoria o aprovou.
2. 5. Érika apresentou os serviços desenvolvidos por ela no mês de abril: endereços de entidades e pessoas ligadas á mídia impressa e telesiva, o texto – release – enviado; a mensagem do news latter enviada aos convidados nacionais e internacionais do congresso. Norma questionou o fato de ela ter modificado a mensagem de sua autoria que foi enviada aos convidados. Criticou a inclusão de partes no texto que ela não havia escrito e que foram colocadas sem sua autorização. Também questionou o texto do release que não foi enviado previamente para os membros da Diretoria e que também apresentava problemas de escrita e de informação sobre o 17º COLE. A Diretoria solicitou que qualquer texto escrito pela assessora seja lido e aprovado antes de ser enviado ao destinatário.
Assinaturas de todos os presentes:
Norma Sandra de Almeida Ferreira, Presidente __________________________
Maria Rosa R. M. de Camargo, Vice-Presidente _______________________
Lílian Lopes M. da Silva, 1ª Tesoureira _____________________________
Raquel Salek Fiad, 2ª Tesoureira ________________________________________
Íris Filomena M. de Oliveira, Secretária Geral 17º Cole _____________________
